Cómo hacer una cotización profesional
Una cotización es la propuesta de precio que le envías a un cliente antes de que compre. Una cotización clara transmite seriedad, evita malentendidos y acelera la decisión. Esto es lo que debe llevar.
Lo que debe incluir
- Tus datos: nombre del negocio, NIT o documento, teléfono, correo, ciudad y, si tienes, tu sitio web o redes.
- Número y fecha: un número consecutivo (#0001, #0002…) te ayuda a encontrarla y a que el cliente la mencione.
- Datos del cliente: nombre de la persona o empresa y su contacto.
- Detalle de lo que ofreces: descripción, cantidad y precio de cada ítem. Cuanto más claro, menos preguntas y menos discusiones después.
- Subtotal, descuentos, impuestos y total. Si cobras IVA, indícalo por separado.
- Vigencia: hasta cuándo es válido ese precio (por ejemplo, 15 días).
- Forma de pago: por ejemplo, 50 % de anticipo y 50 % contra entrega, y los datos de tu cuenta o Nequi para recibir el pago.
- Tiempo de entrega y garantía, si aplican.
- Notas y condiciones: lo que no está incluido, cambios, devoluciones.
Consejos para que te digan que sí
- Envíala en PDF, con tu logo y tus colores: se ve más profesional que un mensaje suelto.
- Responde rápido: el primero que cotiza bien suele quedarse con el cliente.
- Haz seguimiento a los 2 o 3 días con un mensaje corto preguntando si tienen dudas.
- Anota el estado de cada cotización (enviada, aceptada, rechazada). Con el tiempo sabrás qué precios sí cierran.
Cotización no es factura
La cotización es una oferta comercial. La factura es el documento tributario que emites cuando se concreta la venta. Consulta con tu contador cuándo y cómo debes facturar según tu situación.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe ser válida una cotización?
Lo más común son entre 8 y 30 días. Si tus costos cambian con frecuencia, usa un plazo corto.
¿Puedo cobrar por una cotización?
Normalmente es gratuita, pero si implica un trabajo previo importante (un diseño o una visita técnica), puedes dejar claro que ese costo se descuenta si el cliente acepta.
¿Cómo calculo los precios que pongo en ella?
Mira cómo calcular el precio de venta o, si vendes tu tiempo, cuánto cobrar por hora.